Ciudad de México invita a sus residentes a influir en la contratación pública

Durante años, las ciudades se han esforzado para que la contratación pública deje de ser un mero ejercicio administrativo y se convierta en una fuerza estratégica para la innovación, lo que a menudo significa implicar más en el trabajo a nuevos proveedores y a la ciudadanía en general. A pesar de estos esfuerzos, muchas empresas y residentes siguen percibiendo la contratación pública como un proceso cerrado a ellos y a sus experiencias. 

En Ciudad de México, líderes locales están tomando medidas audaces para cambiar esto. En los últimos años, la ciudad ha iniciado una renovación sistemática de su proceso de contratación, centrándose en integrar nuevas formas para que los residentes influyan en lo que se decide comprar. Al abrir las fases iniciales del proceso, extender oportunidades a un rango más amplio de potenciales proveedores y procurar la colaboración entre—y al interior de—las agencias municipales, sus esfuerzos están proporcionando lecciones valiosas para hacer que el gasto público sea más público y, en última instancia, más eficaz. 

Involucrando al público desde el principio.

Cuando los ciudadanos ven formas claras y tangibles de que sus aportaciones influyan en el gasto público, es más probable que participen y confíen en el resultado. Al incluir al público en las conversaciones iniciales sobre adquisiciones importantes, Ciudad de México asegura que los contratos se ajusten mejor a las preocupaciones de sus residentes y refuerza la confianza pública en las decisiones. 

Ciudad de México empezó a experimentar con un enfoque más abierto en 2019, cuando su autoridad de transporte emprendió la tarea de ampliar y mejorar Ecobici, el servicio local de bicicletas compartidas. Reconociendo el uso generalizado del servicio y la escala sustancial del contrato, la ciudad sabía que el proyecto-—y el proveedor elegido—sería de considerable interés público. Con la ayuda de la Agencia Digital de Innovación Pública (ADIP), respaldada por Bloomberg Philanthropies, y del Open Contracting Partnership, la agencia de transporte implementó un proceso abierto de contratación que recabó las opiniones de residentes, entabló conversaciones públicas con proveedores y compartió documentos y actualizaciones a través de una herramienta dedicada en línea. De manera crítica, todo esto sucedió antes de que la ciudad formalmente convocara al envío de propuestas para el proyecto. 

Este ejercicio de "pre-licitación" recibió más de 300 comentarios de representantes de la sociedad civil, ciudadanos y proveedores en torno a aspectos que iban desde el diseño de las bicicletas y las estaciones hasta la ubicación de las mismas. Al final, el nuevo contrato de Ecobici se adjudicó a una propuesta que llevó a una reducción del 54% del presupuesto inicialmente previsto. 

Ahora, la ADIP está ampliando este enfoque a proyectos clave en toda la ciudad. La herramienta de pre-licitación desarrollada para el experimento de Ecobici—denominada "Prebases"—ahora forma parte de la plataforma de compras públicas de la ciudad, Tianguis Digital, y permite a los organismos que realizan contrataciones de alto impacto y alto nivel técnico consultar a residentes y proveedores registrados antes de publicar licitaciones. Este servicio—el primero de su tipo en América Latina—facilita a ciudadanos y proveedores el escrutinio de documentos de licitación y anexos técnicos, permitiéndoles opinar desde el principio. Como explica Ángel Tamariz, actual titular de la ADIP, "La digitalización y la apertura añaden un elemento democratizador a la contratación pública: permiten la participación de más actores y reducen sesgos intencionados y no intencionados." 

Hasta el año pasado, 23 procedimientos de contratación habían utilizado el módulo de pre-licitación, con más de 1,500 interacciones y 47 sugerencias de usuarios incorporadas en documentos finales de licitación que, de otro modo, los organismos de compras públicas podrían no haber considerado. Ultimadamente, se espera que el involucramiento público facilitado por el módulo mejore el proceso de contratación al reducir las consultas sobre los documentos de licitación durante la fase de concurso y disminuir la posibilidad de licitaciones nulas o infructuosas.

"Puede ser intimidante para las entidades desnudar sus procesos de compra y someterlos al escrutinio público", dice Mario Juárez, funcionario de la Secretaría de Administración y Finanzas (SAF) de la ciudad, la cual está ayudando a guiar este esfuerzo. "Pero la recompensa es un mejor proyecto y una mejor relación con proveedores y ciudadanos desde el principio.” 

Haciendo más accesibles las oportunidades de contratación.

Otro elemento clave para la apertura de la contratación pública es fomentar un entorno en el que todos los proveedores tengan las mismas oportunidades de competir por contratos públicos. Este esfuerzo es impulsado por "Mi Tiendita Virtual", otro módulo del Tianguis Digital, diseñado para que pequeños proveedores y empresas propiedad de grupos subrepresentados puedan ofertar sus productos y servicios y navegar por el proceso de contratación pública sin necesidad de experiencia previa. 

"Vimos que estos proveedores encontraban el proceso de compra poco claro y los requisitos para registrarse y participar difíciles de cumplir", explica Diana González, otra funcionaria de la SAF. "Mi Tiendita pretende reducir barreras en su camino para convertirse en proveedores de la ciudad, aclarando términos técnicos y procesos de licitación y conectándoles con los organismos gubernamentales". 

La ciudad ya está observando un aumento de este tipo de proveedores en la participación—y adjudicación—de las licitaciones. Por ejemplo, de 2023 a 2024, la proporción de licitaciones adjudicadas a pequeños y medianos proveedores aumentó un 12%, mientras que el porcentaje de empresas propiedad de mujeres en el registro oficial de proveedores de la ciudad pasó del 6% al 20%, de acuerdo con funcionarios locales.

Pero no sólo los proveedores se benefician de un terreno de juego más nivelado para las contrataciones públicas. Al hacer más accesible la información sobre proveedores y servicios, los organismos locales identifican más fácilmente qué proveedores son adecuados para sus proyectos. Por ejemplo, la ciudad señala que, para compras menores, las unidades responsables del gasto deben consultar el catálogo de proveedores pequeños de Mi Tiendita, lo que podría ayudarles a encontrar precios más competitivos que aquellos de grandes empresas ya familiarizadas con el proceso. Además, Tianguis Digital cuenta con un archivo interno que permite a los organismos públicos revisar el historial de un proveedor y sus precios históricos, así como un sistema que permite a la ciudad generar cotizaciones preliminares para los productos y servicios que está considerando.

María Estela Soto, líder del equipo de la SAF para la iniciativa, señala que disponer de una gama más amplia de posibles proveedores y servicios ayuda a los compradores gubernamentales a tomar decisiones informadas y basadas en datos y a encontrar la opción que mejor se ajuste a sus necesidades técnicas y presupuestales. "Se trata de ser proactivos, y de que todas las partes —ciudadanos, proveedores y unidades de gasto—vean las ventajas de abrir el proceso.” 

Utilizando la colaboración cruzada para integrar una nueva forma de trabajar.

Dado que las compras públicas atraviesan prácticamente todo departamento y servicio municipal, su apertura requiere no sólo del involucramiento externo, sino, crucialmente, de un esfuerzo coordinado entre y al interior de los organismos. "La comunicación entre agencias no puede darse por sentada", afirma Tamariz. "Es necesario alinear objetivos y expectativas entre organismos y, al mismo tiempo, crear en ellos las capacidades necesarias para que la innovación sea sostenible."

Aunque el equipo de la ADIP puso en marcha y dirigió inicialmente la reforma de la contratación pública de Ciudad de México, ha trabajado en estrecha colaboración con otros organismos para llevarla adelante. Al principio, esto significó asociarse con la autoridad de transporte para implementar el piloto innovador de Prebases, y después implicó unir fuerzas con la SAF que, como organismo encargado de las finanzas de la ciudad, ha heredado el funcionamiento del Tianguis Digital y su desarrollo. Ahora, a medida que se despliegan los distintos módulos y funciones del Tianguis, la SAF capacita constantemente al personal municipal encargado de contrataciones públicas, para que sepan cómo—y cuándo—utilizar sus nuevas herramientas. 

A través de todo, el énfasis ha estado en encontrar las mejores formas de implicar a residentes y vendedores en este proceso crítico. Como dice Soto, de la SAF: "Siempre hay barreras, pero nunca son insuperables. La clave está en mantener una disposición creativa y con propósito, y buscar aliados con una mentalidad de ‘¿cómo lo hacemos posible?’" 

Para los residentes, la contratación abierta ofrece una oportunidad para contribuir a mejorar las compras de la ciudad, lo que ultimadamente puede mejorar la calidad de los servicios. El cambio se da poco a poco. Por ejemplo, el caso de Ecobici llevó a una expansión del servicio de bicicletas con pequeñas mejoras como asientos ajustables para usuarios de menor estatura, una característica propuesta por la ciudadanía en la etapa de pre-licitación. Ahora, el siguiente paso es inyectar ideas de los residentes en compras públicas más grandes y transformadoras. Y aunque todavía quedan retos por abordar, la reforma de la contratación pública en Ciudad de México demuestra que el involucramiento temprano, la competencia sólida y la colaboración cruzada son fundamentales para mejorar—y generar mayor confianza en—el gasto público.