Ciudades dan el siguiente paso para agilizar las autorizaciones que sus residentes necesitan 

Cada permiso retrasado o licencia comercial paralizada merman la confianza en la administración local. Las personas confían en que sus ciudades actúen rapida y efectivamente, especialmente cuando sus trabajos y su calidad de vida están en juego. Reconociendo esto, muchos líderes locales están encontrando formas creativas de acelerar autorizaciones, reduciendo a veces plazos de espera que antes parecían imposibles de acortar.

Al agilizar estos procesos, las ciudades no sólo mejoran su eficiencia. Están cumpliendo compromisos, reconstruyendo la confianza y demostrándole a sus ciudadanos que el gobierno local puede responder a sus necesidades.

Estableciendo objetivos que resuenen dentro y fuera del ayuntamiento.

Agilizar los flujos de trabajo municipales a menudo requiere fijar objetivos claros para todos los actores implicados y hacer uso de los datos de la ciudad para generar aceptación en torno a esos objetivos. 

En Filadelfia, donde la alcaldesa Cherelle Parker ha hecho de la vivienda asequible una prioridad principal, ella y su equipo comprenden que se necesita la cooperación de múltiples partes interesadas, dentro y fuera del ayuntamiento, para superar los obstáculos que pueden entorpecer la construcción de nuevos desarrollos. Por ello, cuando los retrasos en las reuniones vecinales, fundamentales para poner en marcha algunos proyectos nuevos, estaban alentando el proceso, decidieron utilizar datos para que las cosas siguieran avanzando. 

Aprovechando las habiliades adquiridas a través de la Bloomberg Harvard City Leadership Initiative, el equipo descubrió que los retrasos en las reuniones vecinales paralizaban estos proyectos por un promedio de seis meses. Armados con esta información, lanzaron una campaña dirigida a asociaciones comunitarias, miembros concejales y otros agentes clave, utilizando cifras concretas para presionar a favor de una acción más rápida. Su objetivo final: eliminar los retrasos en al menos el 75 porciento de los casos en que los proyectos requieren de escrutinio adicional.

"Poder poner cifras en esos argumentos es una gran victoria para nosotros", explica Ian Hegarty, director ejecutivo de la Junta de Ajustes de Zonificación de Filadelfia. 

Creando incentivos para mejorar el desempeño.

El sector privado lleva tiempo utilizando garantías de devolución del dinero para generar confianza en sus clientes. Ahora, las ciudades están basándose en ese acercamiento para rendir mejores cuentas a sus residentes.

En Denver, el alcalde Mike Johnston ha priorizado la agilización del proceso de concesión de licencias de construcción, empleando el enfoque del "equipo tigre", que junta el talento a lo largo de las agencias para atender rápidamente retos pendientes. Y uno de los elementos más singulares del nuevo flujo de trabajo de la ciudad es el uso de garantías de tiempo limitado, a veces llamadas "shot clocks", las cuales establecen plazos explícitos, como completar las revisiones de permisos en 180 días. Si la ciudad no cumple el plazo, las y los solicitantes tienen derecho a reembolsos de hasta 10,000 dólares. "Estamos poniendo dinero sobre la mesa para demostrar lo en serio que nos tomamos esto", dice Jill Jennings Golich, directora de la Oficina de Permisos de Denver.

En San Francisco, la nueva administración del alcalde Daniel Lurie está explorando la posibilidad de implementar sus propios "shot clocks". Mientras tanto, han introducido nuevos tableros de control que hacen seguimiento de cada paso del proceso local de concesión de permisos, mostrando claramente a residentes y empresas la rapidez (o lentitud) con la que la ciudad está cumpliendo sus metas. "Puede resultar incómodo exponer cuándo no estás cumpliendo con los clientes, pero al final decidimos que hacerlo (y aprender de ello) era mejor que sólo no cumplir", dice el Jefe de Vivienda y Desarrollo Económico, Ned Segal.

Anticipándose en vez de reaccionar.

Una cosa es que la ciudad se mueva más rápido cuando le solicitas algo, y otra muy distinta que se ponga en contacto contigo antes incluso de que se lo pidas. Eso es exactamente lo que está pasando en San Diego con el alcalde Todd Gloria.

Gloria también ha puesto énfasis en agilizar los permisos de construcción. Y una forma de hacerlo es monitoreando cuándo las desarrolladoras solicitan determinados créditos fiscales estatales (como los destinados a vivienda asequible) para sus proyectos. Cuando el personal ve solicitudes relacionadas con propiedades locales, sabe que tarde o temprano recibirá una solicitud de licencia de construcción. Así que, en lugar de esperar, contactan proactivamente a las desarrolladoras para inciar el proceso. Esto ayuda a asegurar que las solicitudes presentadas estén 100 por ciento completas y, como resultado, no entorpezcan la capacidad de la ciudad ni añadan retrasos innecesarios para concluir el proceso.  

De hecho, la ciudad va tan rápido ahora que algunos despachos de arquitectos están declinando participar en la iniciativa porque no están seguros de poder responder en las 24 a 48 horas requeridas. Esto es parte de un giro más amplio hacia la proactividad que ha llevado a la ciudad a tramitar las solicitudes prioritarias de licencias de construcción en un promedio de 8 a 11 días laborales, muy por delante del objetivo de 30 fijado por el alcalde.

"La forma en la que las ciudades suelen tramitar permisos es muy transaccional y ahí no hay confianza", explica Christopher Ackerman-Avila, asesor de política pública para la oficina del alcalde. "Lo que ahora estamos intentando hacer es convertirlo en un enfoque más colaborativo".

Aprovechando ideas expertas para los siguientes pasos.

Al igual que las mejores ideas para nuevas soluciones suelen venir de fuera del ayuntamiento, la labor de mejora de los procesos internos también puede beneficiarse de la experiencia externa.

Es por esto que, en el marco de su participación en el Bloomberg Harvard City Leadership Initiative, los dirigentes de Hamilton, Ontario dedicaron meses a trabajar con decenas de socios externos, entre ellos desarrolladoras, propietarios terrenales e ingenieros, para generar más de 800 ideas que aceleran la aprobación de planes urbanísticos. Todo ese crowdsourcing está dando frutos, con dos proyectos piloto—uno para una herramienta de inteligencia artificial que pre-revisa solicitudes de planificación y otro que articula las responsabilidades internas en torno a cada aprobación—que están mostrando resultados prometedores. De hecho, la ciudad ya ha reducido en un 70 porciento el número de días que transcurren desde que se recibe una solicitud de planificación urbanística hasta que se aprueba condicionalmente.

"La experiencia, el conocimiento y la confianza de nuestro equipo han empezado a crecer", afirma Tricia Collingwood, funcionaria municipal que dirige esta labor. "Y, crucialmente, nos hemos vuelto más eficientes y eficaces".