ככה נראית בניית תרבות של חדשנות 

 

במבט ראשון, מה שהתרחש באביב האחרון בחדר הישיבות בעיריית פורט סנט לוסי בפלורידה יכול היה להיראות כמו ישיבה מן המניין בנושא תכנון אסטרטגי הממוקד בתושבים. עובדי עירייה בעיר שמונה 250,000 נפש התעמקו במשוב שהתקבל מהתושבים לגבי שורה של נושאים – החל מביטחון אישי ותשתיות ועד לאומנות ותרבות. הם גיבשו מסקנות גם לגבי התחומים שבהם העיר מצליחה וגם לגבי אלו שבהם נדרש שיפור, ולאחר מכן העלו רעיונות חדשים, ניסחו שאלות בסגנון "איך נוכל ל...?", והציגו פתרונות אפשריים על גבי לוחות מחיקים. 

אך הדבר המרשים באמת לא היה התרגיל עצמו אלא מי שהשתתף בו: כל חברי מועצת העיר, ואפילו ראשת העיר עצמה. הם עבדו יחד עם ראשי המחלקות בעירייה כדי לשלב את התובנות של התושבים בתוכנית האסטרטגית השנתית של העיר. בכך, מנהיגי פורט סנט לוסי פעלו מתוך הבנה שאם עיר מבקשת להגיב לאירועים שמתרחשים בעיר באופן שהתושבים מצפים לו, חדשנות לא יכולה להיות מוגבלת רק לצוותים ייעודיים או למעבדות ניסיוניות בלבד. ראשת העיר, שאנון מרטין, שהשתתפה בתוכנית המנהיגות העירונית של בלומברג-הרווארד, אמרה: "כדי להצעיד את העיר שלנו קדימה היינו חייבים להתחיל לְחַדש – ביחד."

להלן מספר תובנות שמנהיגים מקומיים בכל העולם יכולים ללמוד מהצורה שבה העיר הזו בפלורידה מקדמת רוח של חדשנות בכל מחלקות העירייה.

להכשיר את העובדים לעקרונות החדשנות כבר מהיום הראשון 

מהיום הראשון לעבודה בעיריית פורט סנט לוסי, כל עובד ועובדת מוזמנים לראות בעצמם אנשים שיכולים לשפר את תפקוד העיר. "אני אומרת לכל אחד ואחת מהם בפגישת ההיכרות: 'כל אחד יכול להיות חדשן'", אומרת קייט פארמלי, סגנית ראשת העיר לעניינים אסטרטגיים וחדשנות. כדי להפוך את דבריה של פארמלי למציאות, מקיימת העירייה באופן קבוע את מה שהיא מכנה "אקדמיית החדשנות – "מסגרת שבה העובדים לומדים כיצד טכניקות בסיסיות, כמו מיפוי תהליכים, יכולות לסייע להם לעבוד ביעילות רבה יותר. משתתפים בולטים בתוכנית מגויסים בהמשך לשמש כמוקדי חדשנות (innovation liaisons) ברחבי הארגון. כך למשל, אחת העובדות שעברה הכשרה כזאת השתמשה לאחרונה בכלי הערכה שלמדה באקדמיה כדי להמליץ על גישה טובה יותר לרכישת נתוני התנועה בכבישי העיר – מהלך שצפוי לחסוך לעירייה עשרות אלפי דולרים.

המטרה הסופית ברורה: לשפר את השירותים העירוניים מבחינת יעילות ואפקטיביות באמצעות שימוש ביצירתיות ובכישורים של כלל העובדים במחלקות שבעירייה . "זה לא רק לספק לצוות כלים", מסבירה פארמלי, "אלא גם לתת להם את הרשות לעשות דברים אחרת."

שימוש בתכנון אסטרטגי כמנוף לשינוי תרבותי

יש הבדל בין להטמיע עקרונות בסיסיים של חדשנות בעבודה היומיומית של צוותי העירייה, לבין לשלב את הכלים הללו בצורה עמוקה בתהליך גיבוש התוכנית האסטרטגית העירונית  –זו שמגדירה יעדים, יוזמות ופרויקטים, ומשפיעה ישירות על הקצאת התקציבים. פורט סנט לוסי עושה במקביל את שני הדברים, ובכך מבטיחה שהחדשנות לא תהיה פעולה חד-פעמית אלא חלק אינהרנטי מכל מה שהעיר עושה בטווח הקצר ובטווח הארוך.

הכל מתחיל מהתושבים עצמם, שמוזמנים לקחת חלק באירוע יוקרתי של העירייה - IamPSL - שבו הם משתתפים בפעילויות אינטראקטיביות, דוכנים המותאמים ליעדי העיר, עמדות צילום ועוד. כל אלה נועדו לעורר שיח ולהפיק תובנות עמוקות על הצרכים והרצונות של תושבי העיר. המודל הזה אפילו שוכפל לאחרונה בעיר קולומביה שבמדינת מיזורי, בעקבות מפגש בין בכירים משתי הערים במסגרת יוזמת המנהיגות העירונית של בלומברג-הרווארד.

אבל מנהיגי העיר לא הסתפקו בכך. הם זיהו הזדמנות לשתף בתהליך גם צוותים רחבים יותר של העירייה כדי לנתח את התובנות שהתקבלו מהתושבים ולתרגם אותן לפתרונות מעשיים.

לכן הוחלט שכל מחלקה בעירייה תמנה מנהל פרויקט לתוכנית האסטרטגית , והוא יעבור הכשרה מעמיקה המבוססת על  Path to Public Innovation Playbook – מדריך יישומי מבית מרכז החדשנות הציבורית של בלומברג באוניברסיטת ג'ונס הופקינס .במסגרת ההכשרה המשתתפים מתנסים בכלים מעשיים: החל מהגדרת בעיות, דרך ניתוח נתונים, ועד פיתוח אבטיפוס לפתרונות. לאחר מכן הם מובילים את הצוותים שלהם לבחון כיצד אפשר לייעל את סדרי העדיפויות של המחלקה ולהציע יוזמות חדשות שתומכות בתהליך הזה.

לדוגמה, במחלקת העבודות הציבוריות הבינו שהתושבים מביעים דאגה עמוקה ממחסור בצל בעיר. בתגובה הם הציעו שורת צעדים בהשראת פרויקט דומה בפניקס, אריזונה, הכולל נטיעת 27,000 עצים והקמת 550 מבני הצללה. בנוסף, באמצעות סקרים שמופצים בקרב התושבים נבחן מודל מימון המבוסס על מס קנייה כדי להוציא את התוכנית לפועל. עבור פארמלי, זהו ביטוי מוחשי לגישה שבה עובדי ציבור לא רק מגיבים לצורכי התושבים – אלא חושבים קדימה, מגלים יוזמה ושואפים לפתרונות שאפתניים.

לשלב גם את נבחרי הציבור בתהליך החדשנות

כדי להטמיע חדשנות באמת ובתמים בתהליכי העבודה של העירייה, הבינה ראשת העיר מרטין שהיא חייבת לשתף בתהליך גם את מועצת העיר .היא וסגניה חשבו שהדרך הטובה ביותר לעשות זאת היא באמצעות תהליך התכנון האסטרטגי, ובפרט בשלב שבו חברי המועצה מפרשים את המשוב שהתקבל מהתושבים. "בעבר הייתי פשוט מציגה מצגת לחברי המועצה ,"מספרת קייט פארמלי. 

"הייתי אומרת – 'אלה הנתונים שקיבלנו על מה שהתושבים חושבים. מה תרצו לעשות עם זה?". התוצאה הייתה תהליך תכנון מונחה-מועצה, שאומנם כלל לעיתים שיתוף פעולה עם ראשי מחלקות בעירייה, אבל הוא היה פורמלי למדי ולא עודד שיח פתוח מצד נותני השירותים בפועל. היה מורגש שהרבה נותני שירות לא מרגישים בנוח להגיד את מה שהם באמת חושבים ,"אומר חבר המועצה דייוויד פיקט. 

בשנה האחרונה העיר עברה למודל הרבה יותר שיתופי ופרקטי .ראשי מחלקות וחברי מועצה חולקו לקבוצות קטנות של חמישה-שישה משתתפים, בחנו יחד את המשוב שהתקבל מהתושבים, ויצרו באמצעות פתקיות דביקות, טושים ומספריים מסמך בשם "אז מה עושים עכשיו?" שבהן פורטו התובנות המרכזיות שעלו מהנתונים. לאחר מכן עברו לשלב הפיתוח הרעיוני (Ideation) ויצרו אבטיפוסים מהירים של פתרונות אפשריים – החל ממרכז תרבות לאומנויות הבמה, ועד ל"עירייה ניידת" שמביאה שירותים חיוניים ישירות לשכונות. במסגרת התהליך שאלו חברי הקבוצות זה את זה שאלות המוכרות לכל חדשן: מה אהבתם ברעיון? איך אפשר לשפר אותו? אילו מכשולים עומדים בפני מימושו? 

חבר המועצה פיקט משתף שבאחת השיחות האלה הוא נחשף לראשונה לפוטנציאל של שימוש בבינה מלאכותית לניהול התנועה בכבישים באופן חכם יותר ."זו הייתה הפעם הראשונה ששמעתי על האפשרות הזו", הוא אומר. כיום, התוכנית האסטרטגית של העיר כוללת עדיפות לשילוב טכנולוגיות AI לשיפור השירותים המרכזיים – תוספת שפיקט מייחס לפתיחוּת של ראשי המחלקות, שחשפו את חברי המועצה להזדמנויות חדשות. 

העיר מיישמת את השיטה של חדשנות בשיתוף מלא גם ביוזמה ארוכת-טווח לתשתיות ירוקות – בשם NaturallyPSL. היוזמה כוללת פורטפוליו רחב של פתרונות כמו "תחנות רחפנים" – גינות מאביקים בתחנות אוטובוס, הקמת פארקים חדשים, והכרזה על יותר מ-283 דונם כשטחים ירוקים מוגנים. 

כמובן שלהחיל שינויים מהותיים כל כך בדרך שבה העירייה פועלת זה לא דבר פשוט, ושיתוף קבוצות גדולות יותר של עובדי עירייה בתהליך התכנון הביא עימו גם אתגרים: קשה יותר להגיע להסכמות, וישנה גם תקופת הסתגלות, במיוחד עבור חברי מועצה שמתבקשים להקדיש יום שלם לפעילויות קבוצתיות שהם לא עשו עד כה. 

אבל מבחינת ראשת העיר מרטין, הלקח המרכזי מכל התהליך הוא ברור: "כאשר עיריות משתפות את כל עובדי הציבור וגם את נבחרי הציבור בתהליך החדשנות – פוטנציאל ההשפעה מזנק. זו בדיוק הסיבה לכך שבתחילת החודש התקיימה שוב ישיבת התכנון האסטרטגי הממוקד בתושבים, בהשתתפות כולם – מועצת העיר, ראשת העיר וראשי המחלקות.  "לכולנו יש אותה מטרה – לשים את התושבים במקום הראשון. זו העדיפות העליונה שלנו", אומרת מרטין, "אבל אנחנו לא יכולים להשיג את זה אם אנחנו לא פועלים יחד בכוחות משולבים".