רכש מבוסס-בעיות מביא פתרונות חדשניים 

ערים משמשות היום, יותר מבעבר, כפלטפורמות המחברות בין גורמים ממשלתיים לגורמים פרטיים במטרה לקדם פתרונות חדשניים. אחת הדרכים המבטיחות שמנהיגי ערים מקדמים בשביל לעשות זאת היא חשיבה מחודשת על תהליך עתיק יומין: הרכש. 

במקום לחפש את ההצעה הזולה ביותר למוצר שהוגדר מראש, יותר ויותר ערים מאמצות גישה של רכש מבוסס-בעיות או אתגרים. הגישה הזו מזהה את הצורך, אך משאירה באופן פתוח את דרך הפתרון. הטקטיקה הזו מתפתחת בהדרגה בעשור האחרון, וכבר מניבה תוצאות מרשימות במגוון תחומים – החל ממדידת דפוסי השימוש בפארקים העירוניים, דרך טיפול בפסולת אלקטרונית, ועד ניתוח נתונים חזוי של תחזוקת צי הרכב העירוני. הינה הרחבה קצרה לגבי השינוי שגישה חדשנית זו מחוללת ברכש הציבורי

מהו רכש מבוסס-בעיות? 

במשך השנים הרכש המסורתי התבסס על דרישות מפורטות שהעיריות הנפיקו לספקים שמולם הן עבדו. לעומת זאת, רכש מבוסס-בעיות מעודד יצירתיות ולעיתים אף המצאת מוצרים חדשים לגמרי שאינם נמצאים בשוּק. כשמנהיגי ערים מחפשים פתרונות לאתגרים חדשים שמולם העיר ניצבת, הם יכולים לשנות את כללי המשחק של תהליך הרכש ובמקום לנסות ליישם פתרונות קיימים להזמין הוגי רעיונות חדשניים. 

לגישה זו יש תקדים מוצלח: בשנת 2011, העיר שטוקהולם, בירת שבדיה, איפשרה דרך לשפר את הנגישות במרחב הציבורי עבור אנשים כבדי ראייה. בשיתוף פעולה הדוק עם פעילים וחברי קהילה, העירייה יזמה פתרון המבוסס על טלפונים ניידים שמסייעים לנווט בצורה בטוחה לספריות, למסעדות ולמקומות נוספים בעיר. הפרויקט לא רק שיפר את איכות החיים של התושבים, אלא גם חסך לעירייה מיליוני דולרים מפני שהוא ייתר את הצורך בשירותים יקרים יותר כמו הסעות מיוחדות. כיום, היתרונות של רכש מבוסס-בעיות בולטים באופן מובהק. בבוסטון, הגישה הזו הביאה למספר כפול של הצעות לפיתוח מערכת IT פנימית לניהול פרויקטי בנייה. בקליפורניה, גישה זו משמשת את מנהיגי העיר לבחון כיצד בינה מלאכותית יכולה לשפר את הבטיחות בדרכים עוד השנה באמצעות ניתוח סיכונים וניטור התערבויות (כגון רמזורים, פסי האטה, מעברי חצייה, שילוט ומצלמות אלקטרוניות).

איך מתחילים? 

בעוד שרכש מבוסס-בעיות צובר תאוצה בערים רבות, עבור ערים אחרות עדיין מדובר בדרך חדשה. אולם אפשר להתחיל בכמה צעדים פשוטים: 

השלב הראשון הוא לנסח היטב את הבעיה. לדברי אלנה הופנגל, מנהלת תחום רכש וחדשנות במעבדה לביצועי ממשל (GPL)  של בית הספר קנדי באוניברסיטת הרווארד, "ערים רבות עדיין לא מתארות בצורה ברורה מספיק את הבעיות שהן מנסות לפתור במסגרת המכרזים והבקשות להצעות שהן מוציאות לשוק". ניסוח ברור ובהיר של הבעיה, היא מסבירה, "מעודד ספקים פוטנציאליים להבין לעומק את האתגר ואת ההקשר הרחב". 

כשערים מוכנות להרחיב את החיפוש אחר פתרונות, הן יכולות לפנות לאפיקים נוספים מלבד הספקים המסורתיים. ברצלונה, למשל, השתמשה ברכש מבוסס-בעיות כדי למצוא פתרונות לאתגרים כמו בדידות חברתית, גניבת אופניים וניטור תנועת הולכי רגל. העיר פרסמה מסרים פשוטים וברורים באינטרנט ובמרחבים ציבוריים, כולל בתחנות רכבת תחתית. התוצאה: היא קיבלה יותר ממאה הצעות, כולל הצעה לחיישן וידאו תרמי חדשני שעוקב אחר תנועת הולכי רגל באירועים המוניים.  

אילו סוגי אתגרים יכול רכש מבוסס-בעיות לפתור? 

העיר לונג ביץ' בקליפורניה, מציגה גישה חדשנית באמצעות יוזמת LB Co-Lab. הייחוד שלה: התושבים לא רק מציעים פתרונות, אלא גם מזהים את הבעיות שדורשות התייחסות. כאשר הנושא של בטיחות במרחב הציבורי זוהה כנושא מרכזי, העירייה התקינה תאורת רחוב חכמה המופעלת באמצעות אנרגיית רוח ושמש.  

במילים אחרות, רכש מבוסס-בעיות אטרקטיבי במיוחד עבור מנהיגי ערים המתמודדים עם תחומים שבהם הפתרונות המסורתיים נחלו כישלונות חוזרים ונשנים. רכש כזה יוצר אפשרויות לפתרונות חדשים בכמה מהסוגיות המורכבות ביותר שערים מתמודדות איתן, למשל שינויי אקלים. "הרעיון של רכש מבוסס-בעיות עולה לעיתים קרובות בתחומים של אקלים וקיימות," אומרת הופנגל. "יש הרבה טכנולוגיות חדשות וידידותיות בנושאי אקלים שעיריות פשוט לא מודעות להן, ורכש מבוסס-בעיות יכול הרבה פעמים לעזור במקרים כאלה".

איך מקדמים את המהפכה בתחום הרכש העירוני?

זיהוי אתגרים וגיוס פתרונות המוניים הם רק ההתחלה. האתגר האמיתי הוא ליצור פלטפורמה עירונית פתוחה שמזמנת רעיונות חדשניים בתחומים שונים, וכך מצליחה להאיר פינות חשוכות שהיו עד כה מחוץ לטווח הראייה של הרשויות המקומיות. למרות המורכבות של הנושא, ערים מצליחות להוביל מהלך אסטרטגי כזה – והתוצאות מדברות בעד עצמן. 

דוגמה מובילה היא תוכנית "Pitch Long Beach! " בלונג ביץ', קליפורניה, שהופכת תופעה מוכרת – פניוֹת אקראיות של ספקים לעירייה – למנגנון רשמי ומסודר. העירייה יצרה מסגרת פורמלית שמקבלת הצעות מספקים לכל צורך אפשרי, תוך בחינה האם הרעיון עולה בקנה אחד עם סדרי העדיפויות המקומיים ומצדיק פיילוט. למשל, לאחרונה אימצה העירייה מערכת חיישנים המתריעה על ירידת לחץ אוויר בצמיגים של הרכבים שבבעלות העירייה. הפרויקט מסמל מעבר מתחזוקה מונעת לתחזוקה חזויה, עם פוטנציאל לחיסכון של מאות אלפי דולרים. 

בין אם מדובר במכרז פתוח או ברכש מבוסס-בעיות, הגישה החדשה מקדמת קיימות עירונית. בפילדלפיה, למשל, אתגר לצמצום פסולת במטמנות הוליד כלי חדשני של "כריית עיר", המנבא מתי וכיצד ניתן למחזר חומרים מהריסת בניינים. במסגרת אותה יוזמה, העירייה השיקה גם שירות איסוף פסולת אלקטרונית וטקסטיל מבתי התושבים. 

העיר קיצ'נר בקנדה לוקחת את המהפכה צעד נוסף קדימה. בעקבות השתתפותה בתוכנית הכשרה של GPL ויוזמת מנהיגוּת הערים של בלומברג-הרווארד, העיר מפתחת שיטות להפיכת פיילוטים מוצלחים לתוכניות קבועות, בין השאר באמצעות התאמת הסכמי התקשרות עם ספקים זוכים. "עד עכשיו היה חסר לנו מנגנון מובנה להשקעה באתגרים אסטרטגיים", מסבירה קורטני זין, מובילת מחלקת החדשנות בעיריית קיצ'נר. "כעת השילוב של זיהוי אתגרים קריטיים עם מסגרת מסודרת לפיילוטים הוא חלום שסוף-סוף מתגשם". 

לסיכום, רכש מבוסס-בעיות פותח בפני מנהיגי ומנהיגות ערים הזדמנויות חדשות ומבטיחות. כפי שמנסחת זאת ליסה פלורס, מנהלת הרכש הראשית של עיריית ניו-יורק, הגישה הזאת מאפשרת לגלות "פתרונות שטרם העלינו בדעתנו, ואפילו כאלה שעדיין לא נולדו".