ראש העיר שמציג פתרון חדשני לאתגר עירוני אוניברסלי 
 

בטיחות אש היא אתגר חשוב ומתמשך שמעסיק עיריות ורשיוות מקומית בעולם. במשך יותר מעשור, ראש העיר ג'ון מיטשל מניו בדפורד, מסצ'וסטס, ניסה להתמודד עם הסוגיה הקריטית הזו. במהלך השנה האחרונה חלה ההתפתחות משמעותית בגישה שלו לנושא – התפתחות שהתאפשרה במידה רבה הודות לתובנות שרכש במסגרת השתתפותו בתוכנית מנהיגי הערים של בלומברג, תוכנית חד-שנתית של מרכז בלומברג לערים באוניברסיטת הרווארד. המעבר של העיר לאסטרטגיה מבוססת נתונים, גישה פרואקטיבית למניעת שריפות, הניב תוצאות מבטיחות שכללו ירידה של 25% בשריפות מבנים. 

כמובן שמיטשל אינו ראש העיר הראשון שמאמץ גישה של מניעה מבוססת נתונים בנושא של בטיחות אש, זאת סוגיה שעמדה במוקד סדר היום בערים רבות במהלך שני העשורים האחרונים. אך פעולותיו האחרונות של מיטשל בנושא משמשות דוגמה מרשימה לדרך שבה מנהיגי ערים יכולים, באמצעות מאמץ חדש בניתוח נתונים, להשיג התקדמות משמעותית ולעמוד טוב יותר באתגרים העומדים בפניהם. הגישה שלו, שנגזרת מהנתונים שעמדו בבסיס התוכנית על האופן שבו מנהיגים יכולים ליצור הרגל קבוע ומתמשך להיעזר בנתונים בקבלת החלטות, צפויה לשאת פירות גם במגוון תחומים אחרים – החל מניצול יעיל יותר של זמנם של שוטרים ועד שיפור האחריותיות במדדים מרכזיים של מערכת החינוך. 

"היינו עקשנים למדי בצעידה לפי הדרך שהתוו לנו הנתונים", אומר מיטשל. "היינו גם נחושים באימוץ, מילולי ככל האפשר, של ההמלצות והלקחים שהפקנו". באופן ספציפי, הוא מוסיף, "באמת שינינו את לוח הזמנים שלי. כעת אנו מקיימים פגישות חודשיות, ובמקרים מסוימים דו-שבועיות, כמעט עם כל המחלקות הרלוונטיות. בכל פגישה אנחנו עוברים על הנתונים המספריים, כך שהתהליך נראה הרבה יותר כמו ניהול ביצועים אמיתי ולא רק סדרה של עדכונים". 

מערכת Bloomberg Cities  שוחחה עם ראש העיר מיטשל על הדרך שבה הוא מטמיע תרבות של שימוש בניתוח נתונים בעירייה, שבתחילה היססה אם לאמץ את היכולת הזאת – ועל כך שעכשיו השיטה הזאת מצילה חיים. התובנות שלו עברו עריכה קלה וקוצרו לשם הבהירות.

הכרה בכך שלעולם לא מאוחר מדי לפתח יכולות חדשות 

"כשהתחלתי את תפקידי (ב-2012) העירייה עדיין ניהלה את ענייניה באותה צורה שבה פעלה בשנות החמישים – הכול על גבי ניירות. אנשים פשוט היו שקועים בשגרה ונתקעו עם אותם הרגלים מוכרים. היה ברור שאנחנו לא ממוקדים ביעדים ברורים ומדידים.  

בשלב הראשון התחלנו לעסוק במידת מה בניהול ביצועים, בעיקר תכנון כללי והצבת מטרות על בסיס התוכניות השגרתיות, וברמה מסוימת גם מעקב אחר נתונים. מה שהיה חסר לנו הם יעדים שלגביהם נוכל לגרום לאנשים לקחת אחריות. לא הייתה לנו מספיק קיבולת בניהול הביצועים שלנו. היקף האיסוף, העיבוד והבקרה של הנתונים לא היה מספיק לעיר בגודל שלנו. 

התחלתי לעבוד עם קרן בלומברג כי רציתי לשפר את כישורי המנהיגות שלי באופן כללי, וגם של הצוות הבכיר שלי. קיבלנו החלטה מודעת שזו הזדמנות נהדרת עבורנו לשדרג את עבודת ניהול הביצועים שלנו."

עריכת סקירה חדשה ועשירה בנתונים של סביבת הסיכון 

"היו לנו יותר שריפות ממה שהיו אמורות להיות והסיכון היה מוחשי למדי. אומנם הייתה לנו מחלקת כיבוי אש אמיצה ומיומנת ביותר בכיבוי שריפות, אך לא היינו מספיק ממוקדים במניעת שריפות. החידוש שהבאנו היה בזה שנבדוק מראש איפה הסיכון הגבוה ביותר לשריפות. החלטנו להעריך ולזהות מהם המקומות המועדים לפורענות מבחינת סיכון לרכוש או לאדם משריפות, נשקיע משאבים בביקורות ונתמקד בכך. 

בשלב הזה קבענו את המונח 'נכסים בסיכון גבוה'. אלו היו נכסים למגורים, בעיקר רבי-קומות שאינם בבעלות הדיירים, ולעיתים גם הייתה להם היסטוריה של שריפות. חייבים להתחיל ממקום כלשהו, גם אם הנתונים אינם מושלמים". 

הצבת אמות מידה חדשות ואגרסיביות והוספת אנשי צוות מפתח להשגתן 

"בעצם מה שאמרנו היה דבר כזה: 'במהלך השנה נבצע עוד 200 ביקורות של נכסים בסיכון גבוה לעומת הביקורות שביצענו בשנה שעברה', ובמקביל התחייבנו לתקציב יותר גבוה ולארגון מחדש של התקציב בתחום. לדוגמה, במוקד החירום שלנו היו באופן קבוע גם כבאים, אבל בשלב מסוים הבאנו שזה בזבוז כי רוב השיחות למוקד החירום הן שיחות רפואיות או שיחות משטרה. לכן ניהלנו משא ומתן בהסכם הקיבוצי האחרון כדי להוציא את הכבאים מחדר השליטה של מוקד החירום, והמהלך הזה שחרר לנו כמות יפה של אנשי מקצוע שיכולים לצאת לשטח ולמנוע שריפות. 

אבל מניעת שריפות אינה רק עריכת ביקורות – אלא גם חינוך הציבור לגבי סיכוני אש ונוהלי בטיחות. זה מאתגר בעיר שלנו יש אוכלוסייה גדולה שדוברת רק ספרדית והתקשורת איתם מורכבת. פתרנו את זה בכך שהצבנו לעבודה איתם כבאים שמדברים ספרדית או לפחות מלווים במתורגמנים מתאימים. בנוסף תרגמנו את התוכניות החינוכיות שלנו לשפות שאינן אנגלית, בעיקר לספרדית, אבל גם לשפות אחרות.  

מתחילת שנת הכספים הזו עד והיום – תקופה של 9 חודשים – ראינו ירידה של 25% בשריפות מבנים לעומת התקופה המקבילה בשנה שעברה, מ-161 ל-121." 

הובלת שינוי רחב יותר – ממתן שירות תגובתי לפרואקטיבי 

"המפתח הוא להתמקד במשימה ולברר עם עצמך מה אתה מנסה להשיג. במקרה של מחלקת כבאות מדובר בניהול סיכונים, וניהול סיכונים הוא למעשה תרגיל בהקדמת הסיכונים – זיהוי וטיפול בהם – לפני שהם מתממשים לאירוע בפועל. 

עוד מפתח הוא מעקב רציף. כרגע יש לנו נוהל ביקורות אגרסיבי יותר וממוקד יותר. ברור לנו שלא מספיק שכבאים יגיעו למקום ויגידו 'יש לך שלושה ליקויים, להתראות'. אלא חייב להיות מעקב המשך כדי לוודא שהליקויים הללו מטופלים בטווח הזמן המיידי. 

העבודה במסגרת התוכנית של בלומברג נתנה לנו קונספט טוב יותר כיצד לגשת לנושא, כך שהרגשנו בנוח לגשת לאתגר הזה. יש לנו כאן צוות חזק, ואנשים כל הזמן שואלים שאלות חשובות בגלל האופי ודרך החשיבה שלהם. אבל זה לא מספיק. כראש עיר אתה רוצה מערכת מסודרת מהמסד ועד הטפחות – מערכת שאנשים מאמינים בה ומרגישים איתה בנוח. 

"עוד למדנו שזה בסדר לצלול לניהול ביצועים גם אם לא הכול מושלם. הדבר החשוב הוא פשוט להתחיל. העבודה לעולם לא נגמרת ולעולם לא מושלמת, אבל אם אתה דבק במשימה ונחוש בדרך שלך השיפור יגיע. הנתונים ישתפרו, העבודה תהפוך לזורמת יותר והתוצאות בוא יבואו".