כך ערים מנסות לזרז את תהליך הוצאת האישורים עבור התושבים 

כל עיכוב בקבלת היתר בנייה או רישיון עסק פוגע באמון הציבור במערכת העירונית. התושבים מצפים שהרשות המקומית תפעל במהירות ובמקצועיות, במיוחד כשמדובר בפרנסה שלהם או באיכות חייהם. מתוך הבנה זו, עוד ועוד ראשי ערים מתחילים למצוא דרכים יצירתיות לייעל את התהליכים, ולעיתים אף מצליחים לקצר זמני המתנה שנראו בעבר כבלתי ניתנים לשינוי. 

אבל ייעול התהליכים האלה הוא לא רק חיסכון בזמן. מדובר בהזדמנות אמיתית לקיים הבטחות, לחזק את האמון בין הציבור לעירייה, ולהראות לתושבים שהעירייה באמת מקשיבה ופועלת כדי לתת מענה לצרכים שלהם. 

לקבוע יעדים שרלוונטיים לכולם 

כדי לייעל תהליכים מורכבים בעירייה, נדרש לא רק לתכנן היטב אלא גם להציב מטרות ברורות ולרתום אליהן את כל השותפים, מבפנים ומבחוץ. שימוש נכון בנתונים העירוניים יכול להפוך את היעדים האלה למשותפים, מוסכמים, ובעיקר ניתנים להשגה. 

בפילדלפיה, ראשת העיר שרל פרקר הציבה את הנושא של דיור בר-השגה בראש סדר העדיפויות, אך היא וצוותה הבינו מהר מאוד שכדי להסיר את החסמים שמעכבים את קידום הבנייה הם חייבים לגייס שיתוף פעולה מצד שורה של גופים וגורמים, הן מתוך העירייה והן מהציבור הרחב. 

כאשר הסתבר שפרויקטים חדשים מתעכבים בשל דחיות חוזרות ונשנות של ועדות, שהן שלב חיוני בדרך לאישור בנייה, הם החליטו לא לשבת בחיבוק ידיים. הם השתמשו בכלים שרכשו במסגרת תוכנית המנהיגות העירונית של בלומברג והרווארד, וניתחו את הנתונים שגרמו לפרויקטים להתעכב בממוצע כחצי שנה. כאשר המידע הזה היה בידיהם, הם השיקו קמפיין הסברה ממוקד שכלל פנייה לארגונים קהילתיים, עמותות שכונתיות, חברי מועצה ובעלי תפקידים מרכזיים, תוך שימוש בנתונים ברורים כדי להביא לשינוי. המטרה: לצמצם עיכובים בלפחות 75% מהמקרים שבהם פרויקטים נתקעים בגלל תהליכי בדיקה מעמיקים. 

"עבורנו, עצם העובדה שאנחנו יכולים להציג מספרים מדויקים לדיונים האלה זו כבר הצלחה," אומר איאן הגרטי, מנכ"ל מועצת התכנון של העיר. 

תמריצים חדשים לביצועים טובים יותר 

בעולם העסקי, הבטחות כמו "החזר כספי מובטח" הן כלי ידוע לבניית אמון מול לקוחות. כעת יותר ויותר ערים מאמצות גישה דומה במטרה לקחת אחריות אמיתית כלפי התושבים ולהוכיח מחויבות לשיפור. 

בדנבר, ראש העיר מייק ג'ונסטון שם לעצמו מטרה ברורה: לזרז את הליך הוצאת היתרי הבנייה בעיר. לשם כך הוא גייס צוות שנקרא "נמרים" – קבוצת מומחים שנבחרו בקפידה ממחלקות שונות בעירייה, שתפקידם הוא להתמודד במהירות עם חסמים ובעיות שהשתרשו לאורך השנים. אחד האלמנטים הבולטים והחדשניים בתהליך הוא החלת מנגנון של "שעוני עצר", כלומר התחייבות רשמית לעמוד בלוחות זמנים ברורים. לדוגמה, להשלים את בדיקת ההיתר תוך 180 ימים. אם העירייה לא עומדת בזמן שהגדירה, מגיש הבקשה יהיה זכאי להחזר כספי של עד 10,000 דולר." אנחנו שמים כסף על השולחן כדי להוכיח עד כמה אנחנו רציניים," מדגישה ג'יל ג'נינגס גוליץ', מנהלת אגף האישורים בעירייה. 

גם בסן פרנסיסקו בוחן ראש העיר החדש, דניאל לורי, את האפשרות ליישם את המנגנון של "שעוני עצר". בינתיים נוקטים בעירייה צעד חשוב נוסף ומפרסמים לוחות מחוונים חדשים שמתעדים ומציגים לציבור את כל שלבי התהליך הביורוקרטי. באמצעות הלוחות הללו כל תושב ועסק יכולים לראות בדיוק איפה התהליך עומד ואם העירייה עומדת בהבטחות שלה. "זה לא תמיד נעים לחשוף מתי אתה לא מצליח לעמוד בציפיות של הציבור," מודה נד סיגל, ראש תחום הדיור והפיתוח הכלכלי בעיר. "אבל החלטנו שבמקום לטשטש את הבעיות – נחשוף, נלמד, ונשתפר." 

להיות פרואקטיבי ולא ריאקטיבי 

יש הבדל גדול בין עיר שפועלת מהר יותר כשאתה פונה אליה, לבין עיר שיוזמת ופונה אליך עוד לפני שביקשת משהו. וזה בדיוק מה שקורה בימים אלה בסן דייגו, תחת הנהגתו של ראש העיר טוד גלוריה. 

גם גלוריה, כמו רבים מעמיתיו ברחבי ארה"ב, שם לו למטרה להאיץ את תהליך אישור היתרי הבנייה לתושבים. אחת הדרכים החדשניות שבהן העיר עושה זאת היא באמצעות מעקב אחרי בקשות של יזמים לקבלת הטבות מס מטעם המדינה, למשל כאלה המיועדות לפרויקטים של דיור בר-השגה. כאשר אנשי העירייה מזהים בקשה כזו שמתקשרת לנכס בתחומי העיר, הם מבינים שבהמשך תוגש כנראה גם בקשה להיתר בנייה, ולכן הם לא מחכים אלא פונים ישירות ליזמים כדי להתחיל את התהליך בהקדם האפשרי. 

המהלך הזה מאפשר להבטיח שהבקשות שיוגשו יהיו שלמות, מדויקות וקלות לטיפול – מה שמונע עיכובים מיותרים ועומס מיותר על מערכות העירייה. בפועל, הקצב מהיר כל כך עד שכמה אדריכלים בחרו שלא להצטרף ליוזמה כי חששו שלא יוכלו לעמוד בדרישת התגובה תוך 24 עד 48 שעות בלבד. הגישה הזו היא חלק ממעבר כולל לחשיבה פרואקטיבית, שהובילה לכך שבקשות להיתרי בנייה דחופים מאושרות כיום תוך 11-8 ימי עבודה בממוצע, הרבה מתחת ליעד שקבע ראש העיר: שלושים יום. 

"כשהתהליך הוא רק טכני ונטול הקשר אישי, קשה לבנות אמון," מסביר כריסטופר אקרמן-אוילה, יועץ מדיניות בלשכת ראש העיר. "המטרה שלנו היא שהתהליך הזה לא יהיה חד-צדדי אלא תהליך שיתופי שמבוסס על קשר והבנה." 

לשלב מומחים חיצוניים כדי לחשוב קדימה 

לעיתים קרובות הרעיונות החדשניים ביותר מגיעים דווקא מחוץ למסדרונות העירייה, והדבר נכון גם לשיפור המערכות הפנימיות – יש ערך אדיר בהבאת ידע מבחוץ. 

בעיר המילטון בפרובינציית אונטריו שבקנדה, הבינו את זה היטב. במסגרת השתתפותם בתוכנית המנהיגות העירונית של בלומברג והרווארד, יצאה הנהגת העיר למהלך מקיף של שיתוף ציבור ומומחים. במשך חודשים הם עבדו עם עשרות שותפים חיצוניים, כולל יזמים, בעלי קרקעות, מהנדסים ואנשי מקצוע נוספים, וביחד העלו יותר מ-800 רעיונות שנועדו לייעל ולקצר את תהליכי אישורי התכנון בעיר. העבודה הזו כבר מניבה תוצאות בשטח. שני פיילוטים שכבר הוטמעו מראים הצלחות ראשוניות: הפיילוט הראשון הוא כלי בינה מלאכותית שבודק מראש בקשות תכנון ומזהה בעיות מבעוד מועד. הפיילוט השני הוא מערכת שממפה ומבהירה את תחומי האחריות של כל גורם עירוני לאורך תהליך האישור. התוצאה המעודדת היא ירידה של כ-70% במשך הזמן הנדרש מהיום שבו מוגשת הבקשה ועד לקבלת אישור מותנה לתוכנית שהוצגה. 

"אנחנו מרגישים איך הידע, הניסיון והביטחון של הצוות שלנו הולכים ומתעצמים," אומרת טרישה קולינגווד, שמובילה את היוזמה מטעם העירייה. "והכי חשוב, אנחנו רואים שהפכנו ליעילים יותר, והעירייה שלנו עובדת בצורה חכמה וממוקדת יותר."