Un manual de compras públicas para nuevos alcaldes

 

Durante la última década, he ayudado a gobiernos estatales y locales a modernizar la forma en que realizan compras y prestan servicios a los residentes. Ahora dirijo Partners for Public Good, una organización sin fines de lucro apoyada por Bloomberg Philanthropies y centrada en la eficacia gubernamental. Tras haber trabajado con más de 200 jurisdicciones y al trabajar yo misma en un gobierno municipal, sé por experiencia que es fundamental que los nuevos alcaldes se centren temprano en las compras públicas y las utilicen para obtener resultados tangibles en sus prioridades durante sus primeros 100 días.

Al fin y al cabo, el reloj no espera a que la burocracia se ponga al día con las ambiciones de un nuevo alcalde. En un momento en el que los presupuestos gubernamentales son ajustados y los problemas públicos son agudos, las compras públicas—el núcleo de las operaciones municipales a menudo pasado por alto—son un punto de influencia clave. Gracias a nuestra amplia experiencia con ayuntamientos, hemos observado que los nuevos alcaldes se benefician cuando las tratan como una estrategia para gastar de forma más inteligente, mientras que mantienen una prestación de servicios de alta calidad. Y que pueden lograr avances importantes cuando empoderan al personal de compras, quien, a su vez, puede hacer que el dinero rinda rápidamente para los residentes. 

Las y los grandes funcionarios electos no sólo tienen una gran visión, sino que también saben cómo conseguir que el sistema apoye y lleve adelante esa visión. Las compras públicas son clave para esa labor, y este es un manual que los nuevos alcaldes de todo el mundo pueden utilizar para aprovechar su potencial.

Conoce a tus proveedores.

Hemos visto una y otra vez que la interacción directa con los proveedores de su ciudad es clave para ayudar a las y los alcaldes a entender lo que obstaculiza el logro de sus objetivos. También es un primer paso fundamental para generar confianza con las personas en las que las y los alcaldes confían a lo largo de su mandato. Es por esto que recomendamos reunirse lo antes posible con algunos proveedores y prestadores de servicios de la ciudad, especialmente con las pequeñas empresas y las organizaciones sin fines de lucro cuyo trabajo impulsa la economía local. En la reunión, es útil preguntarles directamente cuáles son las partes más difíciles al momento de hacer negocios con la ciudad. 

Lo más probable es que mencionen una combinación de pagos atrasados, ciclos de adquisición largos y demasiado papeleo. Y lo que viene a continuación es clave: las y los alcaldes pueden aprovechar esta oportunidad para realmente escuchar y comprometerse a solucionar al menos algunas de las mayores barreras de esos proveedores.

Por ejemplo, Syracuse, N.Y., se propuso gastar más de su dinero a nivel local, pero descubrió que muchas pequeñas empresas se estaban alejando porque el proceso de contratación de la ciudad era demasiado complicado. Con el apoyo de nuestros expertos, la ciudad simplificó y digitalizó el acceso a oportunidades. Los plazos de aprobación se redujeron de meses a horas, liberando al personal para que pudiera interactuar proactivamente con las empresas locales. Las inscripciones de proveedores se triplicaron y uno de los primeros contratos adjudicados con el nuevo sistema fue otorgado a una pequeña empresa de comunicaciones local, propiedad de una mujer, que nunca antes había trabajado con el gobierno.

Desde limpiar las calles hasta dar techo a las personas sin hogar, la comunidad de proveedores puede ser fundamental para la prestación de servicios. Y lo que he observado es que, cuando las y los líderes municipales tratan a sus proveedores como socios desde el principio, demuestran que comprenden la importancia de esta relación y comienzan a establecer una confianza que, ultimadamente, se traduce en mejores contratos, mejores servicios e impacto para las y los residentes. 

Apoya a tus compradores.

Hemos descubierto que las y los alcaldes se benefician de reunirse con el equipo de compras de su ciudad a los pocos días de tomar posesión del cargo. Este es el grupo que puede hacer que su agenda inicial triunfe o fracase, y los alcaldes necesitan que entreguen resultados. Por lo general, los equipos de compras quieren dos cosas: que el proceso de compras funcione bien y cumplir con sus comunidades, que, al fin y al cabo, son sus vecinos. Es útil hacerles saber explícitamente que tú compartes este objetivo y mostrarles cómo su trabajo será clave para tu propia visión. También es valioso preguntarles qué les está obstaculizando.

Podemos decirte lo que quizás escuches. A través de nuestra Procurement Excellence Network, formada por casi 3,000 profesionales de compras públicas en todo Estados Unidos, hemos escuchado consistentemente que el personal se siente atrapado en modo reactivo, aislado en su función, incentivado para centrarse en mitigar riesgos y rara vez invitado a ser estratégico. Pero alcaldes de todo el mundo han demostrado que pueden cambiar todo eso, que pueden elevar el estatus de las compras públicas y desbloquear el talento dentro de ese departamento desde el día uno, abriendo el camino hacia la innovación y el impacto.

Apenas el año pasado, nos reunimos con el alcalde de una ciudad estadounidense que llevó a su director de compras públicas a una reunión del gabinete para involucrar de manera temprana a todos los departamentos con el fin de resolver una amplia gama de problemas relacionados con la contratación. El director de compras quería que los jefes de departamento entendieran la visión de una nueva forma de trabajar, mientras que los jefes de departamento querían que el director procesara sus compras rápidamente. Bajo la hábil mediación del alcalde, pronto se dieron cuenta de que estos objetivos eran uno mismo.

Un error común que veo es a alcaldes que relegan las compras públicas a un mero trámite burocrático o que simplemente renuncian a la posibilidad de mejorar o reformar los sistemas internos. Pero las y los alcaldes que deciden tratarlas como una palanca estratégica se posicionan para lograr avances en crecimiento, asequibilidad, eficiencia y desempeño, todo al mismo tiempo. 

Ajusta la agenda de la ciudad a tus prioridades.

A medida que las y los alcaldes conectan con los actores de las compras públicas dentro y fuera del ayuntamiento, otro paso que a menudo da frutos es comprender su lista de próximas compras públicas. Esta lista de contratos que ya están programados para ser adjudicados o renovados es una oportunidad para mostrar que tu ciudad está invirtiendo dinero real en servicios y proyectos reales que llegan rápidamente a las y los residentes. También es una ventana que los alcaldes pueden utilizar para alinear los contratos que ya están en marcha con su propia agenda.

Nuestra guía de solicitud de propuestas (disponible en inglés) es una gran herramienta para este proceso, ya que ayuda a las y los líderes municipales a procesar las adquisiciones de manera rápida, estratégica e innovadora. Con demasiada frecuencia, hemos visto a nuevos alcaldes disminuir el ritmo en la agenda de compras públicas mientras esperan incorporar a nuevo personal y consideran cambios en los procesos. Nosotros les animamos a que no desperdicien su primera oportunidad de aprovechar el impulso y que, en su lugar, pongan en marcha algunos contratos clave para arrancar con prioridades clave.

En San Antonio, Texas, la ciudad incorporó su programa Ready to Work y las métricas asociadas de desarrollo de la mano de obra a una solicitud de propuestas para remodelar un hospital veterinario, conectando la iniciativa de educación y colocación laboral del entonces alcalde Ron Nirenberg con los contratos de construcción de la ciudad. Los proveedores que se comprometieron a contratar o que ya hubieran contratado a personal entrenado por el programa eran elegibles para ganar una potencial ventaja competitiva a la hora de conseguir un contrato. Lo fundamental aquí es que la construcción de un hospital veterinario de última generación ya estaba pendiente en la agenda de la ciudad; la innovación consistió en vincular esa obra con los objetivos de alto nivel del programa en materia de mano de obra.

Hemos ayudado a gobiernos a utilizar estos enfoques para garantizar que casi 2 mil millones de dólares en fondos públicos sean gastados de forma más efectiva y eficiente. Lo que une a sus líderes es que no ven su función de adquisición como un brazo comprador, sino como su acelerador de entrega de resultados. Aprovechar las compras públicas a través de involucrar a quienes venden, empoderar a quienes compran y alinear próximas adquisiciones puede ayudar a las y los alcaldes a generar credibilidad temprana con socios clave, ganar puntos en términos de políticas públicas y dar la cara por sus residentes, todo al mismo tiempo.   

Estamos aquí para ayudar. Consulta nuestra Procurement Excellence Network y otros apoyos disponibles en partnersforpublicgood.org.