מדריך מעשי לרכש עירוני לראשי ערים בתחילת דרכם 

 

בעשר השנים האחרונות ליוויתי ממשלות ורשויות מקומיות בתהליכים של חידוש ושיפור האופן שבו הן רוכשות שירותים שונים ומספקות אותם לתושבים. כיום אני עומדת בראש הארגון "שותפים לטובת הציבור". זהו ארגון ללא מטרות רווח הפועל מתוך חזון ושליחות, ונתמך על ידי קרן בלומברג למען שיפור האפקטיביות של המגזר הציבורי. מניסיון של עבודה עם יותר מ-200 רשויות ועיריות, ברור לי שראשי ערים חדשים חייבים להתמקד ברכש כבר בתחילת כהונתם, ולהשתמש בו כדי להגיע להישגים ממשיים בסוגיות החשובות להם כבר במהלך מאה הימים הראשונים בתפקידם.

זה חיוני מפני שהזמן לא עוצר כדי לאפשר לבירוקרטיה להדביק את קצב השאיפות של ראש עיר חדש. דווקא בתקופה שבה תקציבי הרשויות מצומצמים והאתגרים החברתיים מסובכים, הרכש – אותו מרכיב מרכזי אך לעיתים מוזנח בליבת הפעילות העירונית, שדרכו מוזרמים 25%–50% מכספי המיסים - הופך לנקודת מינוף משמעותית במיוחד. הניסיון הרב שצברנו בעבודה עם לשכות ראשי ערים מוכיח שראשי ערים בתחילת דרכם מפיקים תועלת רבה כאשר הם מתייחסים לרכש לא כהליך טכני אלא כאסטרטגיה: דרך להוצאה חכמה יותר של כספים, תוך שמירה על רמת שירות גבוהה. יתרה מכך, פריצוֹת דרך מתרחשות כאשר ראשי הערים מעניקים סמכויות וגיבוי לאנשי הרכש שמסוגלים להפעיל את הכסף הציבורי במהירות וביעילות לטובת התושבים.

נבחרי ציבור טובים לא מסתפקים בניסוח של חזון מעורר השראה, אלא גם יודעים כיצד לרתום את המערכת כך שתתמוך בחזון הזה ותממש אותו בפועל. הרכש הוא מרכיב מרכזי במאמץ הזה, והמאמר שלפניכם הוא מדריך מעשי עבור ראשי ערים חדשים בכל מקום.

הכירו את הספקים שלכם 

פעם אחר פעם נוכחנו לדעת כי שיח ישיר עם ספקי העירייה הוא מפתח להבנת החסמים שמעכבים את השגת היעדים העירוניים. שיח ישיר הוא גם צעד ראשון וחשוב בבניית אמון עם האנשים שראש העיר יסתמך עליהם במשך כהונתו. לכן ההמלצה שלנו היא להיפגש בהקדם האפשרי עם ספקים ונותני שירותים עירוניים ובמיוחד עם עסקים קטנים ועמותות שפעילותם מניעה את הכלכלה המקומית. בפגישות האלו מומלץ לשאול אותם באופן ישיר וגלוי: מה החלק הקשה לכם ביותר בעבודה מול העירייה?

בדרך כלל התשובות יכללו שילוב של תשלומים שמתעכבים, תהליכי רכש ארוכים, ועודף בירוקרטיה, אבל החלק החשוב באמת הוא מה שקורה אחר כך. לראשי הערים יש כאן הזדמנות נהדרת להקשיב ברצינות לחסמים המרכזיים שמקשים על הספקים ולהציע פתרונות לפחות לחלק מהם.

לדוגמה, בעיר סירקיוז שבמדינת ניו יורק הציבה העירייה יעד ברור: לתעדף התקשרויות עם עסקים מקומיים. אלא שבמהרה התברר שהביורוקרטיה הייתה מסורבלת כל כך עד שעסקים קטנים רבים פשוט ויתרו על ההזדמנות להיות ספקים של העירייה. בעזרת המומחים שלנו העיר פישטה העיר את התהליך והפכה את כולו לדיגיטלי. זמני האישור, שקודם לכן נמשכו כמה חודשים, התקצרו לשעות ספורות בלבד, ומחלקות העירייה יכלו להתפנות ליצירת קשר יזום עם עסקים מקומיים. מספר הספקים הרשומים שילש את עצמו, ואחד החוזים הראשונים במערכת החדשה הוענק לחברת תקשורת מקומית קטנה, בבעלות אישה שמעולם קודם לכן לא עבדה מול גוף ציבורי.

קהילת הספקים היא גורם מפתח ביכולת של העירייה לספק שירותים לתושביה - החל מפינוי שלג מהכבישים ועד מתן קורת גג לחסרי בית. מניסיוני, כאשר העירייה מתייחסת לספקים כשותפים כבר מהשלב הראשון, הדבר משדר הבנה עמוקה של חשיבות הקשר ומניח תשתית של אמון. האמון הזה מתורגם בסופו של דבר לחוזים טובים יותר, לשירותים איכותיים, ולהשפעה ממשית על חיי התושבים.

תנו גיבוי לאנשי הרכש שלכם 

גילינו שראשי ערים מפיקים תועלת רבה כאשר הם נפגשים עם מחלקת הרכש העירוני כבר בימים הראשונים לכהונתם. מחלקת הרכש יכולה להכריע אם האג'נדה הראשונית שלהם תמריא או תיתקע, והם זקוקים לאנשים האלה כדי לספק תוצאות ממשיות. ברוב המקרים אנשי הרכש שואפים לשני דברים פשוטים: שתהליכי הרכש יעבדו בצורה חלקה, ושהם יוכלו לשרת נאמנה את תושבי העיר, שבדרך כלל הם עצמם נמנים על תושביה. לכן חשוב לשקף לאנשי הרכש את המשמעות החשובה שלהם, ולהמחיש כיצד העבודה שלהם היא נדבך מרכזי במימוש החזון של ראש העיר החדש. חשוב גם לשאול אותם בכנות: מה מונע מכם לעשות את עבודתכם בצורה הטובה ביותר?

את התשובות לשאלה הזאת אנחנו כבר יודעים לנחש. 'רשת מצוינות הרכש' שלנו כוללת קרוב ל-3,000 אנשי רכש מכל 50 המדינות בארצות הברית, ואנו שומעים מהם תחושות דומות: העובדים מרגישים שהם נמצאים כל הזמן במצב של תגובה לאירועים, סגורים בתוך גבולות התפקיד שלהם, מתומרצים בעיקר להימנע מסיכונים, וכמעט שאינם מוזמנים לקחת חלק בחשיבה אסטרטגית. אבל ראשי ערים ברחבי העולם כבר הוכיחו שאפשר לשנות את התמונה הזו: להעלות את מעמד הרכש, לשחרר את הכישרון והיוזמה הקיימים במחלקה כבר מהיום הראשון, וכך לסלול דרך אמיתית לחדשנות ולהשפעה משמעותית.

רק בחודש האחרון נפגשנו עם ראש עיר בארה"ב שהזמין את מנהל הרכש העירוני לישיבת הקבינט העירוני במטרה ליצור שיתוף פעולה מוקדם בין כלל האגפים ולטפל במגוון רחב של אתגרי התקשרויות. מנהל הרכש ביקש שמנהלי האגפים יבינו את החזון שלו לשיטת עבודה חדשה, בעוד שמנהלי האגפים רק רצו שהחוזים שלהם יאושרו במהירות. בהובלה רגישה ומדויקת של ראש העיר, כולם הבינו בתוך זמן קצר שהיעדים שלהם אינם סותרים אלא זהים.

טעות נפוצה שאני נתקל בה היא נטייה של ראשי ערים לצמצם את הרכש לכדי ניירת ותהליכים טכניים, או לוותר מראש על האפשרות לשפר ולחדש מערכות תפעוליות "מאחורי הקלעים". דווקא ראשי ערים שבוחרים לראות ברכש מנוף אסטרטגי, מציבים את עצמם בעמדה שמאפשרת התקדמות בו־זמנית בצמיחה, ביוקר המחיה, ביעילות ובביצועים.

התאימו את מאגר הספקים של העירייה לאג'נדה שלכם

ככל שראשי ערים מעמיקים את הקשר עם גורמי הרכש – בתוך העירייה ומחוצה לה – צעד משתלם נוסף הוא היכרות עם מאגר ההתקשרויות העתידיות. רשימת החוזים והמכרזים שמיועדים לפרסום או לחידוש מאפשרת לעירייה להציג השקעה ממשית של כספי ציבור בשירותים ובפרויקטים קונקרטיים שמגיעים לתושבים במהירות. מעבר לכך, זהו חלון הזדמנויות שמאפשר לראשי ערים ליישר קו בין התקשרויות שכבר נמצאות בעיצומן לבין סדר היום והחזון שלהם.

מדריך ה-RFP (בקשה להצעות) שלנו הוא כלי מצוין לתהליך זה, שכן הוא מסייע לקדם התקשרויות במהירות ובאופן אסטרטגי וחדשני. לעיתים קרובות ראינו שראשי ערים חדשים מאטים את מאגר ההתקשרויות בזמן קליטת עובדים חדשים ובעת שינויים ארגוניים. אנו ממליצים לא לבזבז את חלון ההזדמנויות הראשון, אלא לנצל את המומנטום ולקדם כמה חוזים מרכזיים כבר בתחילת הדרך כדי שיתניעו את סדרי העדיפויות הבולטים.

לדוגמה, בסן אנטוניו שבטקסס בחרה העירייה לשלב את התוכנית Ready to Work ואת מדדי פיתוח כוח האדם הנלווים אליה בתוך מכרז לשיפוץ בית חולים וטרינרי. כך נוצר חיבור ישיר בין יוזמת הדגל של ראש העיר דאז, רון נירנברג, בתחום החינוך והשמת עובדים – לבין חוזי הבנייה העירוניים. ספקים שהתחייבו להעסיק את בוגרי התוכנית או שכבר עשו זאת בפועל, יכלו לזכות ביתרון במכרז. חשוב להדגיש שהקמת בית חולים מתקדם לרווחת בעלי חיים כבר הייתה ממילא בתכנון העירוני, והחדשנות לא הייתה בפרויקט עצמו אלא בחיבור שלו ליעדים רחבים וארוכי טווח בתחום פיתוח כוח האדם.

באמצעות גישות אלו סייענו לעיריות ורשויות להבטיח שכמעט שני מיליארד דולר של כספי ציבור ינוצלו בצורה יעילה ואפקטיבית יותר. המשותף למנהיגים של הערים הללו הוא שהם אינם רואים ברכש זרוע טכנית של קנייה בלבד אלא כלי למימוש מדיניות. אימוץ תפיסה זו, באמצעות חיבור לספקים מתאימים, העצמת אנשי הרכש ויישור קו של ההתקשרויות העתידיות, יכול לסייע לראשי ערים לבנות אמינות מוקדמת מול שותפים מרכזיים, לצבור הישגים, ולספק ערך ממשי לתושבים.

אנחנו כאן כדי לעזור. מוזמנים להכיר את רשת מצוינות הרכש שלנו ואת הכלים הנוספים באתר: partnersforpublicgood.org