ניסוי הרכש המחוזי שמלמד ערים שיעור חשוב

מנהיגי ומנהיגות ערים בעידן הנוכחי כבר מבינים היטב שרכש ציבורי הוא לא רק הליך רגולטורי פורמלי שצריך לצלוח אלא גם מנוע חשוב לחדשנות. עם זאת, רבים מהם נתקלים שוב ושוב במכשול משמעותי שנראה בלתי עביר כשהם מנסים לנצל את כוח הקנייה העירוני לשם פיתוח פתרונות חדשניים. המכשול הזה הוא סרבול ואיטיות. למרבה הצער, אותם מנגנוני פיקוח שנועדו למנוע שחיתות, גם מעכבים לא פעם תהליכים קריטיים וחשובים שהעיר זקוקה להם בדחיפות.

זו בדיוק הסיבה לכך שמנהיגי מחוז מיאמי-דייד שבפלורידה הקדישו את השנתיים האחרונות לחשיבה מחודשת על הדרך שבה עיריות צריכות לנהל את תהליכי הרכש שלהן. התוצאה היא מודל פורץ דרך, המיושם במסגרת רשות החדשנות של מיאמי-דייד וזוכה להכרה ושבחים כגישה חדשנית של הדור הבא. המודל, המונחה על ידי חזון ברור ובהיר של ראשת העיר, מסלק חסמים בתהליך רכש ומנצל ביעילות רבה יותר את הידע והקשרים שנמצאים במגזר הפרטי. כתוצאה מכך הוא מספק תובנות חשובות לערים המבקשות לשדרג את אסטרטגיות הרכש שלהן ולעשות קפיצת מדרגה בנושא הזה. 

חזון שמאיץ תהליכים

כאשר ראשת עיר מנסחת חזון שמגדיר את תחום הרכש ככוח מניע לחדשנות, ובמיוחד ככלי להאצת תהליכי חדשנות, הדבר עשוי לחולל מפנה משמעותי. וזה בדיוק מה שהביא את השינוי במחוז מיאמי-דייד בפלורידה.

עבור ראשת העיר דניאלה לוין קאבה, הרעיון הגיע מתוך השראה שקיבלה. היא פעלה באופן עקבי להפיכת הרכש לפונקציה אסטרטגית בעיר שלה, ולשם כך יצרה שותפות עם 'רשת המצוינות ברכש' הנתמכת על ידי בלומברג פילנתרופיות. במהלך ביקור בישראל ב-2022 היא התרשמה בצורה עמוקה מאוד מהאופן שבו רשות החדשנות הישראלית מאיצה פתרונות: באמצעות איתור טכנולוגיות חדשניות לפתרון בעיות, ולאחר מכן סיוע בהרחבת פעילות החברות המפתחות אותן. היא שיערה שגישה דומה יכולה לפעול היטב בתחום הרכש בעיר שלה, וכך נוסדה 'רשות החדשנות של מיאמי-דייד' – ארגון ללא מטרות רווח שקם כתוצאה משיתוף פעולה ציבורי-פרטי. הארגון משלב בעשייה שלו עקרונות של רכש מבוסס-אתגרים כדי להתמודד עם מגוון בעיות מורכבות, החל ממִחזור אצות ים ועד שיפור חוויית הנוסעים בנמל התעופה המקומי. 

במקביל המחוז ממשיך להפעיל מחלקת רכש עצמאית, לצד רשות החדשנות החדשה, אך במקום לעבוד בנפרד זה מזה, שני הגופים פועלים בשיתוף פעולה הדדי לקידום חשיבה משותפת ובעיקר מחויבות לפיתוח פתרונות חדשניים במהירות.

"זו הגשמת חלום עבורי", משתפת נמיטה אופל, מנהלת הרכש הראשית של המחוז, בשיחה עם מערכת 'בלומברג ערים', "השותפים החדשים שלנו ברשות החדשנות של מיאמי-דייד פשוט מצליחים להניע תהליכים סבוכים ומורכבים במהירות רבה".

בדיקת לחץ של המערכת הקיימת ואיתור נקודות עומס

רשות החדשנות של מיאמי-דייד מאיצה תהליכי רכש באמצעות בחינת המערכת הנוכחית במבט כולל ומקיף, איתור צווארי בקבוק, ומציאת פתרונות. אחד האתגרים המשמעותיים ביותר טמון באופן שבו רשויות מקומיות בוחנות ומיישמות רעיונות חדשניים באמצעות תוכניות פיילוט.

"גילינו שלמרות שלרשויות מקומיות יש מדיניות שמאפשרת פיילוטים, לרוב חסרה תשתית אפקטיבית ליישומם", מסבירה לי-אן ביוקנן, נשיאה ומנכ"לית רשות החדשנות של מיאמי-דייד .לדוגמה, בערים רבות כל מחלקה מפעילה מסגרת פיילוט באופן עצמאי, ובפרט גרסה ייחודית של הסכם לתחילת פיילוט. כאשר מנהיגים מקומיים מבקשים לנסות יוזמה חדשה, נוצרים קשיים לוגיסטיים כאשר המחלקה המשפטית ואנשי ניהול הסיכונים נדרשים לנסח הסכם שכולל טקסטים חדשים וסעיפים מורכבים.

"בנקודה הזאת התהליך מתעכב בצורה משמעותית, במיוחד כשמדובר בהתקשרות חדשנית", מדגישה אלנה הופנגל, מנהלת רכש וחדשנות במעבדת ביצועי הממשל בבית הספר קנדי באוניברסיטת הרווארד.

לעומת זאת, כאשר ערים מחליטות על נוסח קבוע להסכמי פיילוט עבור כל מחלקות העירייה – כפי שעשתה מיאמי-דייד בכל המחוז – הן מצליחות להשיק פרויקטים חדשים הרבה יותר מהר.

עידוד שותפים מהמגזר הפרטי לספק תוצרים מוחשיים.

מיאמי-דייד מאיצה חדשנות גם באמצעות שילוב מוקדם של עסקים מקומיים ומוסדות אקדמיים בתהליכי הרכש.

לדוגמה, הרשות משתמשת בגישה מבוססת-אתגרים כדי להגדיר צרכים ציבוריים ולמשוך מגוון רעיונות מהמגזר הפרטי, כאשר כ-350 חברות כבר השתתפו בתחרויות שלה. עם זאת, מספר מרשים לא פחות הוא כ-100 אוניברסיטאות, ארגונים ללא מטרות רווח וחממות יזמות שסייעו בעיצוב ותכנון האתגרים. שותפים אלה תרמו בכל התחומים – מהגדרת מפרטים טכניים ועד איתור חברות מתאימות – ובכך הבטיחו שהפתרונות יהיו גם ישימים וגם מותאמים היטב לצרכים המקומיים.

הגישה המתקדמת הזאת לא רק מזמינה חברות פרטיות להציע פתרונות אלא ממקסמת את ערך השותפויות. כמו כן, התהליך מעצים את שיתוף הפעולה וגם מאיץ את הרכש, ומבטיח שפתרונות חדשניים יגיעו לתושבים מהר יותר.

לדברי קולין ארהרדט, המנהל המפקח על רשת המצוינות ברכש, התובנה המרכזית מהיוזמה הנרחבת הזאת היא הפוטנציאל העצום הנפתח כאשר ראש עיר מציב חזון רכש שמקדם שינוי מהיר.

"לאורך כל עבודתנו ראינו את רפורמות הרכש המוצלחות ביותר כאשר מנהיגים בכירים, צוותי רכש וצוותי חדשנות פועלים בהתאמה מלאה סביב יעדים משותפים", הוא מסביר.